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檔案應用內容

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檔案應用Q&A

內  容

★何謂檔案應用?
檔案開放應用係指依據檔案法第17條至第21條及行政程序法第46條規定辦理,民眾得向各機關申請閱覽、抄錄或複製檔案,受理機關提供應用之相關作業及程序,包括檔案應用申請、申請審核及回覆、準備檔案、閱覽抄錄或複製檔案、還卷及檔案應用統計事項。
★檔案應用服務相關法令?
依檔案法、行政程序法、政府資訊公開法及機密保護法令等相關規定。
★如何向本院借調檔案及病歷資料?
1.本院檔案應用申請,民眾得採親自持送、書面通訊或透過電子傳遞方式提出辦理。
2.影印病歷申請民眾需至掛號櫃台掛號,至診間經由醫師同意後,填寫申請單,再至住院櫃台繳費影印。本院影印病歷申請恕不接受電話申請,需至本院櫃台直接受理申請。
★如何取得本院檔案應用及病歷申請書?
本院網站首頁設有「檔案應用」服務專區,民眾可隨時透過網際網路進入此檔案專區,並可下載各項申請表格及申請作業流程。
★申請檔案應用准駁之時程?
依檔案法規定最遲自本院受理日起 30日內,以書面通知申請人審核結果,如有補正資料者(7日內),自申請人補正之日起算。
★民眾應用檔案之規範?
依檔案法第20條明文規定,閱覽或抄錄檔案應於本院指定之(開放應用申請)時間及處所(3F檔案室)。本院於核准民眾閱覽或抄錄檔案時,規定合理期限要求申請人於約定期日前至指定之處所應用檔案。
申請人閱覽、抄錄或複製檔案,應保持檔案資料之完整,並不得有下列各款行為:
1. 添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
2. 拆散已裝訂完成之檔案。
3. 以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
4. 未經許可擅自持卷宗資料之一部分或全部帶離閱覽處所。
5. 應用檔案時須遵守本院所制定應用規範。申請人如有違反,本院亦得要求另案提出申請。
★申請檔案及病歷應用身分有何限制?
1.民眾應出示審核通知書及身分證明文件,並至本院指定場所完成登記手續。任何人均可為應用檔案之申請人,限制開放檔案則限當事人或利害關係人(需提憑利害關係相關佐證資料),如委託方式者,須填具委託書。
2.民眾辦理病歷之申請,須經診治醫師同意後,始可辦理。若非本人或非法定代理人提出申請,則須出具委託同意書。由親屬代為申請時,請持以下證明文件
〈1〉病人委託同意書 〈2〉雙方身分證正本 〈3〉病人健保卡
★民眾如何申請保險理賠相關病歷資料?
由保險公司行公文至本院,並附上保險人委託同意書及查詢費用。由本院業務承辦單位依公文將所需資料,行文回保險公司。
★民眾如何辦理索取訴訟案件相關病歷資料?
由法院檢調機關行公文至本院,經首長簽核同意釋出。
★檔案應用申請範圍有何限制?
檔案有涉及下列情形之一者,本院得拒絕申請:
1. 有關國家機密者。
2. 有關犯罪資料者。
3. 有關工商秘密者。
4. 有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
5. 有關人事及薪資資料者。
6. 依法令或契約有保密之義務者。
7. 其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
★本院檔案開放閱覽、抄錄或複製時間?
星期一至星期五上午9:00~11:30止,下午13:00~16:30止,國定及例假日不開放。
*為使民眾快速查詢全國檔案資訊,檔案管理局提供「機關檔案目錄查詢網」網址:http://near.archives.gov.tw 供民眾隨時上網查詢。
*除以上常見問題外,民眾若有任何檔案應用疑義,請mail至wang@mail.tygh.gov.tw 或電洽03-3699721轉2051 本院檔案人員將竭誠為您解答。

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